○東村山市文書管理規程

昭和38年1月4日

規程第1号

目次

第1章 総則(第1条―第4条の2)

第2章 文書の収受及び配布(第5条―第8条)

第3章 文書の処理(第9条―第23条の3)

第4章 文書の整理、保管、保存及び廃棄(第24条―第34条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、文書の取扱いについて、基本的な事項を定めることにより、文書事務の適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職務上作成し、又は取得した文書、図画等の書類をいう。

(4) 部長 組織規程第3条に規定する部長をいう。

(5) 次長 組織規程第4条に規定する次長をいう。

(6) 課長 組織規程第5条に規定する課長及び主幹並びに会計管理者補助組織規則第2条第1項に規定する課長をいう。

(7) 課長補佐 組織規程第6条第1項に規定する課長補佐をいう。

(8) 係長 組織規程第7条に規定する係長及び主査並びに会計管理者補助組織規則第2条第3項に規定する係長をいう。

(10) 審査 事案決定規程第2条第11号に規定する審査をいう。

(11) 協議 事案決定規程第2条第12号に規定する協議をいう。

(12) 収受文書 第5条及び第8条の規定により収受の処理をした文書をいう。

(13) 起案文書 事案の決定のための案を記載した文書をいう。

(14) 供覧文書 組織内において閲覧に供するため第15条の2の規定により回付する文書で意思決定を伴わないものをいう。

(15) 文書所在管理システム 電子計算機及び通信回線等を利用して文書の件名、所在等に関する情報を管理するシステムをいう。

(16) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録(東村山市情報公開条例(平成10年東村山市条例第28号)第2条第2号に規定する電磁的記録をいう。以下同じ。)による情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(17) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子交換文書システムにより電子署名が付与され交換される電磁的記録をいう。

(文書取扱いの原則)

第2条の2 文書は、正確、かつ、迅速に取り扱い、事務が円滑適正に処理されるようにしなければならない。

2 文書は、常に整理し、その所在及び処理の状況を明らかにして、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。

(文書事務の指導統括)

第2条の3 文書事務の指導統括に関する事務は、総務課長が行う。

2 総務課長は、文書事務の適正な執行を期するため必要があるときは、各課における文書の取扱いについて実地に調査し、若しくは課長に対して報告を求め、又は必要な措置を講ずることを求めることができる。

(文書主任の設置)

第3条 課に文書主任を置く。

2 文書主任は、課長補佐とする。ただし、課長補佐が置かれていない課にあっては、課長が指定する係長以上の職にある者とする。

3 課長は、文書主任を任命したときは、速やかに総務課長に報告しなければならない。

(文書主任の職務)

第3条の2 文書主任は、課長の命を受け、その所属する課における次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の登録管理に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の進行管理に関すること。

(4) 文書の整理、保管、移換え、引継ぎ、移管及び廃棄に関すること。

(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

(文書の持ち出し等の禁止)

第3条の3 文書は、法令又は条例若しくは規則に特別の規定がある場合を除くほか、主管課長(第30条の規定により総務課に引き継いだ文書については、主管課長及び総務課長)の承認を受けなければ、庁外に持ち出してはならない。電磁的記録を磁気媒体又は電子メール等を用いて、庁外に持ち出し、若しくは発信するときも、同様とする。

(文書の登録)

第3条の4 収受し、又は発信する文書(以下「受発文書」という。)、起案文書及び供覧文書は、各課において、その日付、件名等の指定された事項を、文書所在管理システムに登録しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する文書は、この限りでない。

(1) 受発文書のうち、第4条の2の規定に基づき記号及び文書番号を付した関連文書並びに軽易な文書

(2) 第9条の2第3項及び第4項の規定に基づき作成した起案文書

(特例管理帳票)

第3条の5 前条の規定にかかわらず、同種の文書を定例的に処理する場合においては、主管課長は、総務課長の承認を得て、文書所在管理システムによる登録に代えて当該文書を管理するための帳票(以下「特例管理帳票」という。)を使用して当該文書の管理を行うことができる。

2 前項の規定により特例管理帳票を定めた場合においては、主管課長は、総務課長にその様式(第4項の方式による場合にあっては、紙に出力したもの)を提出するものとする。

3 総務課長は、前項の規定による様式の提出を受けた場合においては、当該様式に係る特例管理帳票に登録番号を付して登録し、主管課長にその登録番号を通知するものとする。

4 主管課長は、特例管理帳票を使用する場合において、記載すべき事項を電子計算機に入力し、記録する方式により当該帳票を調整することができる。

(文書番号)

第3条の6 前2条の規定により登録した文書には、文書番号を記載しなければならない。

2 文書番号は、文書所在管理システムに登録した文書については当該登録番号とし、特例管理帳票に登録した文書については会計年度による逐一番号とする。

(文書の記号)

第4条 前条の規定により文書番号を記載する受発文書には、その文書番号の前に、会計年度の数字並びに東村山市、各部及び各課の頭文字、「収」又は「発」の文字を合わせた記号を付けなければならない。ただし、収受文書で関連文書の往復等をする必要がないものは、この限りでない。

2 前項の規定により文書の記号を定める場合において、同一の記号が生じたときは、同項の規定にかかわらず、関係課長は総務課長に協議し、そのいずれかについて新たな記号を定めるものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、特例管理帳票を使用する場合の文書の記号は、第1項又は前項の規定により定める文書の記号に当該特例管理帳票に係る事案を表示する一字を加えたものをもって定めるものとする。

(収受文書に基づく関連文書の記号及び文書番号)

第4条の2 前2条の規定にかかわらず、収受文書の発信人等に関連文書の往復等を行う必要があるとき、又は収受文書に基づいて発するときは、当該関連文書には当初の収受文書の記号を用い、かつ、文書番号は当初の収受文書の文書番号にその順序により「の2、の3」の枝番号を付すことができる。

第2章 文書の収受及び配布

(到達文書の処理)

第5条 市役所に到達した文書(主管課に直接到達したものを除く。)は、総務課長が収受し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 次号及び第3号に規定する文書を除き、封筒又は文書に受付印(第1号様式)を押した後、総務課総務・文書係に備え置く文書交換棚を使用して主管課に配布する。ただし、主管課が明らかでない文書は、開封して主管課を確認する。

(2) 書留(普通書留、現金書留、配達証明、内容証明及び特別送達をいう。)による文書は、特殊郵便物受付簿(第3号様式)に記録し、直接主管課に配布し受領者の確認印をとるものとする。ただし、主管課が明らかでない文書は、開封して主管課を確認する。

(3) 現金又は有価証券が添付されているものは、開封して、金券等受付簿(第4号様式)に記録し、直接主管課に配布し受領者の確認印をとるものとする。

2 処理した文書の件数は、郵便物収受日計表(第5号様式)に記入するものとする。

3 2課以上に関連する文書又は所管が明確でない文書は、総務課長が調整し、関係の最も深い課に配布する。この場合、配布を受けた課長は、関係する課長に当該文書の写しを送付するものとする。

4 主管課に直接到達した文書は、当該主管課長が必要に応じて前3項の規定に準じた処理をしなければならない。

(即日配布)

第6条 前条の規定により総務課長が収受する文書は、当日中に配布するものとする。ただし、やむを得ない場合で急を要しないものは、厳重に保管し、翌日直ちに配布しなければならない。

(文書の回付)

第7条 配布を受けた文書で、各課の主管でない文書は、直ちに総務課長に回付しなければならない。

(総合行政ネットワーク文書の受信)

第7条の2 総合行政ネットワーク文書の受信は、総務課において行う。

2 総務課長は、総合行政ネットワーク文書を受信したときは、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

(3) 前号により受領通知を行った総合行政ネットワーク文書を速やかに紙に出力し、主管課に配布すること。

3 前2項に定めるもののほか、総合行政ネットワーク文書の受信については、別に定める。

(執務時間外到達文書の収受)

第8条 執務時間外又は休日に到達した文書は、時間外受付文書処理簿(第6号様式)に記入し、総務課長に回付しなければならない。

第3章 文書の処理

(調整)

第9条 2つ以上の課の合意に基づいて処理する必要がある事案については、当該事案に関係の深い課と調整し、最も関係の深い課において起案するものとする。

2 前項の場合において、その調整が整わないときは、副市長又は総務部長の指示を受けるものとする。

(起案)

第9条の2 事案の決定のための処理は、文書による。ただし、別に定めがあるものを除き、処理に係る事案が軽易なものである場合には、これによらないことができる。

2 前項本文の規定により作成する文書は、起案文書とし、別に定めがある場合を除き、起案書(第7号様式)を用い、東村山市公文例規程(平成元年東村山市規程第13号)の定めるところに従って、平易で、かつ、簡潔明瞭な文書をもって作成しなければならない。

3 軽易な事案について起案文書を作成する場合には、前項に規定する起案書に代えて、当該事案に係る文書の余白を利用して行うことができる。

4 定例的に取り扱う事案に係る起案文書の作成については、第2項に規定する起案書に代えて、別の起案帳票を用いて行うことができる。

5 起案文書には、起案の趣旨、起案の理由、事業の経過及び財源措置等を明記し、又はこれらに必要な資料を添えなければならない。

6 収受文書に基づいて作成する起案文書には、当該収受文書を必ず添えなければならない。

7 起案文書には、決定区分、保存年限、決定関与者(審議、審査又は協議を行う者をいう。以下同じ。)の職名、起案年月日及び保存ファイル名等の必要事項をそれぞれの欄に記載しなければならない。ただし、第3項又は第4項の規定により作成した起案文書については、この限りでない。

(文書の発信者名)

第10条 庁外へ発信する文書は、市長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により副市長名、部長名又は課長名を用いることができる。

2 前項の規定にかかわらず、法令等の定めにより機関又は行政庁の名を用いるものについては、当該機関又は行政庁の名称を使用しなければならない。

3 対内文書には、職名のみを用い、氏名は省略することができる。

(事務担当者の表示)

第11条 発信する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて、当該文書の末尾に当該事務の担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

(起案文書の回付)

第12条 起案文書は、必要な審議、審査、協議その他の事案決定に対する関与の機会が失われないように、必要な余裕をおいて回付しなければならない。

第12条の2 起案文書の回付は、流れ方式によるものとする。

2 前項の規定にかかわらず、特に緊急を要し、又は秘密の取扱いを要する起案文書、その他重要な起案文書は、総務課の所定の手続を得て、内容を説明することのできる職員が持ち回って決裁を得ることができる。

(決裁)

第13条 市長及び副市長決裁文書(この条において単に「市長等決裁文書」という。)は、事前に関係所管部長、次長及び課長との協議(経営政策部長の協議を除く。)をし、総務課に提出しなければならない。

2 総務課長は、前項の規定に基づき提出された市長等決裁文書をとりまとめ、要決裁文書件名登録用紙(第8号様式)を添えて決裁を得るものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、例規(条例、規則、規程及び訓令をいう。以下同じ。)に関する決裁文書については、第1項の規定による協議をし、法務課に提出するものとする。この場合においては、法務課が決裁を得るものとする。

4 決裁済み文書は、決裁日を記入し、当該主管課に返却するものとする。

(協議)

第13条の2 他課に関連する起案文書で、当該関係部課に協議しなければならないものは、当該関係部課との事前調整を積極的に行うものとする。ただし、報告若しくは通知的な協議は、起案文書の決裁終了後にその回付等により行わなければならない。

2 前項の協議は、課長以上の職にある者に対して行うことを原則とする。ただし、課長補佐又は係長が決定権者である事案に係るものについては、この限りでない。

3 特に重要、異例又は緊急を要する内容の事案(前項ただし書に規定するものを除く。)は、関係する所管の部長、次長及び課長の参集を求めて協議し、全員の同意をもって協議に代えることができる。

(起案文書の回付に係る事案の検討)

第14条 決定関与者(次条に定める協議者を除く。)は、事案決定に対する関与を行うために起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該事案を検討し、決定案に異議あるときは、意見を付すことができる。

2 前項の規定により意見の付せられた起案文書のうち、調整が整わないものは、決定権者より上位の者の決裁を受けなければならない。

(指定協議先との協議)

第14条の2 事案決定規程別表第1に定める指定協議先に指定されている決定関与者(審議又は審査をする者として指定されている者を除く。以下この条において単に「協議者」という。)は、事案決定に対する関与を行うために起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該事案を検討し、積極的に協議を行わなければならない。

2 協議者は、前項の協議が不調となったときは、押印した後、協議の要旨及び不調の理由等を記した意見書を付して、意見があることを表明しなければならない。

3 前項の意見書は、決裁過程における決定権者の判断のための資料として使用し、決裁終了後は、起案者が協議者に返還するものとする。

4 前条第2項の規定は、第2項の協議不調の場合に適用する。

(審査)

第14条の3 次の表の左欄に掲げる事案に係る起案文書の審査については、同表の右欄に掲げる者が行うものとする。ただし、第9条の2第3項又は第4項の規定により作成された起案文書については、審査を要しない。

市長及び副市長が決定する事案

総務課長(例規の制定又は改廃に関する事案にあっては総務課長及び法務課長)及び主管に係る文書主任

部長、次長、課長、課長補佐及び係長が決定する事案

主管に係る文書主任

2 主管に係る文書主任が不在である場合において、前項の起案文書の審査について、直ちに決定を行う必要があるときは、主管課長が行うものとする。

3 例規の制定又は改廃に関する事案以外の事案について、法解釈又は適法性を求める必要があるものについては、第1項に定める者の審査のほか、法務課長が審査を行うものとする。

4 前3項の規定により審査を行った者は、起案文書を修正する必要があると認めるときは、その旨を指示して起案をした者(以下「起案者」という。)に返付するものとする。ただし、軽易な修正にとどまるものについては、これを修正して回付することができる。

(廃案の通知等)

第15条 前条第4項の規定に基づき起案文書を受けた起案者は、当該起案文書を廃し、又は当該文書の内容に重要な変更を加えたときは、当該起案文書にその旨を記し、既に決定の関与を終了した決定関与者の了解を得なければならない。

(供覧)

第15条の2 供覧文書は、報告・復命書(第7号様式の2)を用い、回付するものとする。ただし、軽易なものについては、その文書の余白に閲覧者押印欄を設けて回付することができる。

2 前項に規定する報告・復命用紙を用いて回付する供覧文書は、文書主任の必要な審査を得なければならない。

3 第12条の2及び第13条の規定は、前2項の規定により供覧文書を回付する場合について準用する。

(経由文書)

第16条 経由する文書は、関係部課長閲了後、文書経由簿(第9号様式)に記入し、意見を付する必要のないものは、文書の余白又は欄外に文書経由印(第10号様式)を押して、送付しなければならない。

(証明等)

第17条 証明若しくは謄抄本の交付申請があった場合は、申請書又は東証番号簿(第11号様式)をもって処理するものとする。

(議案)

第18条 議会に提出する議案は、所管で起案し、所定の形式に調整のうえ、指定期限までに総務課に提出しなければならない。この場合において必要があるときは、関係資料を添付しなければならない。

(例規の事前協議)

第18条の2 主管課長は、例規の制定又は改廃に際しては、素案を作成し、起案する前に法務課長と協議しなければならない。

(議案番号等)

第19条 議案及び公示文は総務課において、例規は法務課において、各種別ごとに暦年により番号を付するものとする。この場合において、公示文については、公告式番号簿(第12号様式)に記録しておかなければならない。

(浄書及び照合)

第20条 起案者は、決定された事案を施行する場合においては、当該施行に用いようとする文書を浄書し、当該文書と当該事案に係る起案文書とを照合しなければならない。

(公印)

第21条 発送する文書の公印については、東村山市公印規則(昭和62年東村山市規則第40号。以下「公印規則」という。)の定めるところによる。

(対外文書の発送)

第22条 対外文書の発送は、直接発送の必要があるもののほか、郵送便と交換便とに区分して、総務課において取り扱うものとする。

(文書交換)

第23条 都庁及び都内各区市宛文書は、原則として交換便により送付するものとする。ただし、やむを得ない理由があるときは、郵送便により送付することができる。

(ファクシミリ装置及び電子メール利用による処理)

第23条の2 文書(電磁的記録を含む。次項及び第3項並びに第30条第2項において同じ。)を、ファクシミリ装置及び電子メールを利用して発信するときは、相手先の番号(電子メールアドレスを含む。)及び必要に応じて当該文書の相手先への到達を確認しなければならない。

2 前項の場合において、個人情報を含む文書は、次の各号に該当するときを除き、ファクシミリ装置及び電子メールを利用して発信してはならない。

(2) 個人情報を収集した目的の範囲内で利用する場合で、実施機関(個人情報保護条例第2条第8号に規定する実施機関をいう。以下この項において同じ。)内若しくは実施機関相互における連絡等又は業務を委託している事業者若しくは指定管理者(個人情報保護条例第4条の2第1項に規定する指定管理者をいう。)と業務連絡等を行うとき。

3 前項の規定により文書を発信する場合の取扱いについては、別に定めるところによる。

(総合行政ネットワーク文書等の発信)

第23条の3 総務課に設置する総合行政ネットワークの文書交換システム(次項において「文書交換システム」という。)により発信する文書(電磁的記録に変換したものをいう。以下この条において同じ。)については、電子署名を付与するものとする。

2 文書交換システムを利用する職員は、総務課長の定めるところにより文書の送信を行わなければならない。

第4章 文書の整理、保管、保存及び廃棄

(文書の整理)

第24条 文書は、ファイリングシステムにより、常に整然と整理し、必要なとき直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

2 文書取扱者は、文書主任の指示のもとに、第27条に規定する保存年限基準表に基づいて文書をファイルするとともに、ファイリングシステムの維持に努めなければならない。

3 前項の規定により文書をファイルするときは、文書所在管理システムの格納文書一覧と一致するようにしなければならない。

(保存年限)

第25条 文書の保存年限は、次に定めるとおりとし、保存年限ごとに色分けをする。

保存年限

色別

永年

赤色

10年

緑色

5年

青色

3年

黄色

1年

白色

2 保存年限は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の初めから起算する。

3 第1項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書はその期間を、特別な理由により保存する必要がある文書はその必要とする期間を保存年限とする。

(保存年限の基準)

第26条 前条第1項に規定する保存年限の基準は、おおむね次のとおりとする。

永年

(1) 市の基本事項に関する書類

(2) 行政事務の重要施策に関する書類

(3) 市史の資料となる書類

(4) 例規及び令達に関する書類

(5) 市議会の提出議案、報告案及び決議案

(6) 職員の任免及び賞罰に関する書類並びに履歴書

(7) 予算及び決算等の重要な財務に関する書類

(8) 市及び関係法人又は私人の権利義務に直接関係する書類

(9) その他永年保存を必要とする書類

10年

(1) 金銭の支払に関する証拠書類

(2) 行政執行上必要な統計資料に関する書類

(3) 市税等各種公課に関する書類

(4) その他10年保存を必要とする書類

5年

(1) 主な行政事務の施策に関する書類

(2) 行政執行上参考となる統計資料に関する書類

(3) 金銭出納に関する書類

(4) その他5年保存を必要とする書類

3年

(1) 一般行政事務に関する書類

(2) 会計経理に関する一般書類

(3) その他3年保存を必要とする書類

1年

(1) 主管課以外の各課における共通的な事項に関する書類

(2) 前各項に属しない書類

(保存年限基準表)

第27条 主管課長は、前条に定める基準に基づき、総務課長と協議のうえ、保存年限基準表を定めなければならない。

2 主管課長は、保存年限基準表を変更又は廃止するときは、総務課長と協議しなければならない。

3 総務課長は、保存年限基準表を必要のつど調整しておかなければならない。

(保存年限の設定)

第28条 文書の保存年限は、保存年限基準表に基づいて定める。

2 永年保存の文書で20年以上保存しているものは、適宜、保存の必要性について見直しを行うものとする。

(保存期間の変更)

第28条の2 主管課長は、保存年限を経過した文書でなお保存する必要があると認めるときは、総務課長と協議のうえ、当該文書の保存期間を延長することができる。

2 主管課長は、永年保存の文書又は保存年限を経過しない文書であっても、保存の必要がないと認めるものについては、総務課長と協議のうえ、第32条の手続に準じて廃棄することができる。

(ファイリングの方法)

第29条 文書は、次に掲げるところによりファイルしなければならない。

(1) 保存年限は、文書所在管理システムにタイトルを登録したフォルダーごとに定めること。

(2) フォルダーの保存年限の取扱いは、会計年度とすること。ただし、議案、例規等は暦年とすること。

(3) 完結した文書は、直ちにフォルダーにはさみ、所定のファイルボックスに収納し、事務什器に保管しておくこと。

(4) ファイルボックスにフォルダーを収納するときは、関連事案(保存年限が同年のものに限る。)でまとめること。ただし、同一事案については、通年でまとめることができる。

(5) フォルダー単位に、文書所在管理システムにより出力した格納文書一覧を添付すること。

(6) 1ファイルボックスに使用するフォルダー数は、3フォルダーから5フォルダーとし、1フォルダー当たりの文書量は、おおむね50枚から60枚とすること。

(7) ボックスファイリングになじまない文書は、用途に応じて適切な方法で整理すること。

(保管文書の引継ぎ)

第30条 保存年限が3年以上の文書で当該年度で完結した文書は、主管課で1年間保管した後、保存年限別にボックスを調整し、総務課に引き継がなければならない。ただし、常用文書として主管課において引き続き保管を必要とする文書及び総務課長が引継ぎを要しないと認めた文書は、この限りでない。

2 前項本文の規定にかかわらず、次の各号に該当する文書は、主管課で当該各号に定める期間これを保管しなければならない。

(1) 市が当事者又は関係者である訴訟に関係する文書 当該訴訟の結果が確定するまでの期間

(2) 行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく審査請求に関係する文書 当該審査請求の結果が確定するまでの期間(提訴期間を含む。)

(3) 個人情報保護条例第15条の規定に基づく請求又は東村山市情報公開条例第11条の規定に基づく請求があった文書 当該請求の結果が確定するまでの期間(審査請求期間を含む。)

3 前2項の場合において、主管課長は、引き継ぐべき文書並びに常用文書及び総務課長が引継ぎを要しないと認めた文書については、それぞれ文書管理表(第13号様式)を作成しなければならない。

4 主管課長は、前項の文書管理表を作成したときは、速やかに、これを総務課長に提出しなければならない。

(引継ぎ文書の保存)

第30条の2 総務課長は、前条の規定に基づき主管課から文書を引き継いだときは、送付された文書管理表によりその内容を確認し、速やかに書庫に収蔵して適切に保存、管理するものとする。

(収蔵文書の取扱い)

第31条 前条の書庫に収蔵した文書(以下「収蔵文書」という。)を閲覧又は持出しするときは、総務課長の承認を得なければならない。

2 前項の規定により収蔵文書を持ち出すときは、ファイルボックスを単位として行い、その使用を終えたときは、直ちに元の場所に戻さなければならない。

(文書の廃棄)

第32条 保存年限を経過した文書は、速やかに廃棄しなければならない。ただし、次条の規定により歴史資料として認められたものについては、この限りでない。

2 主管課長は、その課で保管する文書を廃棄したときは、文書管理表に廃棄年月日を記入し、総務課に提出しなければならない。

3 総務課長は、収蔵文書を廃棄するときは、引継ぎ前の文書の主管課長に、必要な確認を経たうえで行うものとする。

4 廃棄文書のうち、秘密を必要とするものは、裁断、焼却、溶解等の方法により廃棄しなければならない。

(文書等の移管)

第33条 別に定めるところにより、歴史資料として保存すべき文書として認められたものは、ふるさと歴史館に移管しなければならない。

2 ふるさと歴史館長は、前項の規定により移管された文書等を適切に保存又は処理しなければならない。

(その他)

第34条 この規程に定めるもののほか、文書の整理、保管、保存及び廃棄に関し必要な事項は、別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、昭和38年1月4日から施行する。

(関係規程の廃止)

2 次に掲げる規程は、廃止する。

東村山町文書保存規程(昭和31年東村山町規程第6号)

附 則(昭和38年1月29日規程第3号)

この規程は、公布の日から施行し、昭和38年1月4日から適用する。

附 則(昭和38年3月29日規程第7号抄)

(施行)

1 この規程は、昭和38年4月1日から施行する。

附 則(昭和42年3月31日規程第4号抄)

(施行期日)

1 この規程は、公布の日から施行する。

附 則(昭和42年8月31日規程第16号)

この規程は、昭和42年9月1日から施行する。

附 則(昭和44年8月13日規程第12号)

この規程は、昭和44年9月1日から施行する。

附 則(昭和45年3月31日規程第3号)

この規程は、昭和45年4月1日から施行する。

附 則(昭和46年6月25日規程第7号)

この規程は、昭和46年7月1日から施行する。

附 則(昭和47年6月30日規程第4号)

この規程は、昭和47年7月1日から施行する。

附 則(昭和48年1月1日規程第1号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(昭和48年12月26日規程第11号)

この規程は、公布の日から施行し、昭和48年11月17日から適用する。

附 則(昭和49年8月20日規程第15号)

この規程は、公布の日から施行し、昭和49年4月1日から適用する。

附 則(昭和49年10月1日規程第16号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(昭和50年5月29日規程第4号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(昭和50年8月1日規程第6号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(昭和61年9月30日規程第12号)

この規程は、昭和61年10月1日から施行する。

附 則(昭和62年1月30日規程第2号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成元年3月31日規程第7号)

この規程は、平成元年4月1日から施行する。

附 則(平成元年6月26日規程第14号)

この規程は、平成元年7月1日から施行する。ただし、改正後の東村山市役所文書取扱規程第9条第1号の規定は、平成元年9月1日から施行する。

附 則(平成3年3月30日規程第4号)

この規程は、平成3年4月1日から施行する。

附 則(平成4年5月8日規程第8号)

(施行期日)

1 この規程は、公布の日から施行し、平成4年4月1日から適用する。

(経過措置)

2 この規程の施行日において、第29条の改正規程によるファイルボックスを使用していない課及び係は、当分の間、この規程による改正前の東村山市役所文書取扱規程に基づく文書の取り扱いをすることができる。

3 この規程の施行日前に行われたファイルボックスの使用に関する手続等は、この規程による改正後の東村山市役所文書取扱規程に基づき行ったものとみなす。

附 則(平成6年3月31日規程第5号)

この規程は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成7年3月29日規程第3号)

この規程は、平成7年4月1日から施行する。

附 則(平成8年3月29日規程第4号)

(施行期日)

1 この規程は、公布の日から施行し、改正後の東村山市文書管理規程は、平成8年4月1日(以下「適用日」という。)以後において取り扱う文書に係るものから適用する。

(経過措置)

2 この規程の適用日において、現に決裁過程にあるものについては、なお従前の例による。

附 則(平成9年3月27日規程第4号)

(施行期日)

1 この規程は、平成9年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の日において、現に決裁過程にあるものについては、なお従前の例による。

附 則(平成13年4月9日規程第8号)

この規程は、公布の日から施行し、この規定による改正後の東村山市文書管理規程の規定は、平成13年4月1日から適用する。

附 則(平成15年3月31日規程第8号)

この規程は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成15年11月28日規程第20号)

(施行期日)

1 この規程は、公布の日から施行する。ただし、第7号様式及び第7号様式の2の改正規定は、平成16年1月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行前にこの規程による改正前の東村山市文書管理規程の規定によってなした手続その他の行為は、この規程による改正後の東村山市文書管理規程中これに相当する規定があるときは、同規程中の相当規定によってしたものとみなす。

3 この規程による改正後の第7号様式及び第7号様式の2の様式は、平成16年1月1日以後に作成する起案文書又は供覧文書から適用し、同日において現に決裁又は供覧の過程にあるものについては、なお従前の例による。

附 則(平成16年6月25日規程第10号)

(施行期日)

1 この規程は、平成16年7月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程による改正後の東村山市文書管理規程(以下「新規程」という。)第14条の2及び第15条の2の規定は、この規程の施行の日以後に作成する起案文書又は供覧文書から適用し、同日において現に決裁又は供覧の過程にあるものについては、なお従前の例による。

3 新規程第30条及び第30条の2の規定は、この規程による改正前の第30条の規定により現に書庫に収蔵している文書についても適用する。

附 則(平成18年7月4日規程第6号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成19年3月30日規程第3号抄)

(施行期日)

1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。

(東村山市文書管理規程の一部改正に伴う経過措置)

4 在職収入役がある場合は、その在職中に限り、第5条の規定による改正後の東村山市文書管理規程第13条第1項中「政策室長」とあるのは「政策室長及び収入役」とする。

5 在職収入役がある場合は、その在職中に限り、第5条の規定による改正前の東村山市文書管理規程第2号様式、第7号様式、第7号様式の2及び第8号様式については、この規程の施行後も、なおその効力を有する。

附 則(平成19年10月1日規程第13号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成20年2月1日規程第1号抄)

(施行期日)

1 この規程は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の日において、現に決裁過程にあるものについては、なお従前の例による。

附 則(平成20年3月31日規程第5号)

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年7月16日規程第11号)

この規程は、公布の日から施行し、この規程による改正後の第7号様式の規定は、平成20年4月1日から適用する。

附 則(平成21年4月8日規程第12号)

(施行期日)

1 この規程は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この規程による改正後の第7号様式及び第7号様式の2の規定は、平成21年4月1日以後に作成する起案文書又は供覧文書から適用し、同日において現に決裁又は供覧の過程にあるものについては、なお従前の例による。

附 則(平成22年4月22日規程第4号)

この規程は、公布の日から施行し、平成22年4月1日から適用する。

附 則(平成23年3月25日規程第3号)

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月30日規程第5号)

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成26年7月2日規程第10号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成29年3月29日規程第7号)

(施行期日)

1 この規程は、平成29年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の日前に作成された条例、規則、規程及び訓令に関する事案に係る起案文書の審査等については、この規程による改正後の第13条及び第14条の3第1項の規定にかかわらず、なお従前の例による。

附 則(令和2年3月27日規程第6号)

この規程は、公布の日から施行する。

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第2号様式 削除

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東村山市文書管理規程

昭和38年1月4日 規程第1号

(令和2年3月27日施行)

体系情報
第3編 行政組織/第3章 文書・公印
沿革情報
昭和38年1月4日 規程第1号
昭和38年1月19日 規程第3号
昭和38年3月29日 規程第7号
昭和42年3月31日 規程第4号
昭和42年8月31日 規程第16号
昭和44年8月13日 規程第12号
昭和45年3月31日 規程第3号
昭和46年6月25日 規程第7号
昭和47年6月30日 規程第4号
昭和48年1月1日 規程第1号
昭和48年12月26日 規程第11号
昭和49年8月20日 規程第15号
昭和49年10月1日 規程第16号
昭和50年5月29日 規程第4号
昭和50年8月1日 規程第6号
昭和61年9月30日 規程第12号
昭和62年1月30日 規程第2号
平成元年3月31日 規程第7号
平成元年6月26日 規程第14号
平成3年3月30日 規程第4号
平成4年5月8日 規程第8号
平成6年3月31日 規程第5号
平成7年3月29日 規程第3号
平成8年3月29日 規程第4号
平成9年3月27日 規程第4号
平成13年4月9日 規程第8号
平成15年3月31日 規程第8号
平成15年11月28日 規程第20号
平成16年6月25日 規程第10号
平成18年7月4日 規程第6号
平成19年3月30日 規程第3号
平成19年10月1日 規程第13号
平成20年2月1日 規程第1号
平成20年3月31日 規程第5号
平成20年7月16日 規程第11号
平成21年4月8日 規程第12号
平成22年4月22日 規程第4号
平成23年3月25日 規程第3号
平成24年3月30日 規程第5号
平成26年7月2日 規程第10号
平成29年3月29日 規程第7号
令和2年3月27日 規程第6号