個人情報の開示請求等をする方へ（個人情報保護制度のあらまし）

市は、市民の皆さんから住民記録、戸籍、税、年金など個人に関するいろいろな情報をお預かりしています。そこで皆さんのプライバシーをきちんと守るために、市が個人情報の収集、保管、利用をする際の取扱いルールを定めています。
また、市民の皆さんが「自分の情報が市にどのように保管、利用されているか」を閲覧したり（開示請求といいます）、間違いがあれば訂正請求を行う権利を保証しています。

個人情報とは、個人に関する情報であって、特定の個人のことだと識別できる（できる可能性がある）ものをいいます。つまり「誰のことかわかる情報」です。氏名や住所といった明らかに特定個人を指す情報はもちろんですが、生年月日、国籍、学歴、収入など、他の情報と結びつけることにより特定の個人のことだと推測できるものも個人情報にあたります。
個人情報のうち、マイナンバー法に定める「個人番号」が一緒に記載されているものを「特定個人情報」といいます。個人番号は数字のみの12ケタの番号で、マイナンバーとも呼ばれます。個人を識別する機能を持つため、個人情報に当たります。

市は、個人情報の収集、保管及び使用にあたり、あらゆる方策を通じて個人情報の保護に努めなければなりません。そのために東村山市個人情報保護に関する条例のなかで、以下の取扱いルールを定めています。

1. 個人情報を取り扱う業務を行うときは、その内容や利用目的等について市長へ届け出て承認を得なければならない。
2. 個人情報の収集は、原則として本人から直接収集しなければならない。
3. 思想、宗教、犯罪歴など、個人の秘密や権利を侵すおそれのある情報は原則として収集してはならない。
4. 原則として、収集した個人情報を当初の目的以外に使用してはならない。
5. 原則として、市以外へ個人情報の外部提供をしてはならない。

• 個人情報の本人以外からの収集や目的外利用、外部提供ができるのは、条例第6条及び第7条で認められた主に以下のような場合に限られます。

1. 本人の同意を得たとき
2. 法令に特別の定めがあるとき
3. 個人情報保護運営審議会の意見を聴いて決定したとき

• 特定個人情報の本人以外からの収集や利用、提供ができるのは、条例で認められた以下の場合に限られます。

1. 目的外の利用は、本人の生命・身体・財産に対する危険を避けるためにやむを得ない場合であって、本人の同意があり又は本人の同意を得ることが困難であるとき（条例第8条）
2. 収集・提供は、法令に特別の定めがあるとき（条例第6条第1項第2号、第9条）

• 東村山市内にお住まいの方
• 東村山市にお住まいではないが、東村山市に自分の個人情報が保管されている方

（注記）法人は請求することができません。

市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会、議会

東村山市が保有している「本人に関する個人情報」に限ります。未成年者・成年被後見人の法定代理人又はご本人から委任をうけた代理人を除き、他人の個人情報について開示等の請求をすることはできません。

市役所本庁舎1階にある情報コーナーの窓口で、『個人情報開示（訂正・消去・中止）請求書』に氏名、住所、請求したい個人情報の内容等を記入していただきます。運転免許証、パスポート、マイナンバーカードなど、本人確認のできるものをお持ちください（正午から午後1時を除く）。請求書はここからダウンロードして記入することもできます。

• 個人情報の開示等を求める手続のため、請求する方が確かにご本人であるかどうかを厳密に確認しなければなりません。そのため、原則ご本人自身が情報コーナーへお出でになり、請求書を記入してください。
• ご本人が情報コーナーへお出でになれない場合は、ご本人から委任を受けた代理人が、ご本人に代わって開示等の請求をすることができます。その場合は、ご本人が署名を自筆・押印した委任状と、代理人の方の本人確認ができるもの（運転免許証、パスポート、マイナンバーカード等）をお持ちください。委任状のひな形はこちらをクリックしてご覧ください。
• 未成年者や成年被後見人の個人情報は、ご本人に代わって法定代理人（親権者、未成年後見人、成年後見人）が開示等の請求をすることできます。その場合は、代理権を持つことを証明する書類 （戸籍謄本、成年後見の登記事項証明書など）と、法定代理人の方の本人確認ができるもの（運転免許証、パスポート、マイナンバーカード等）をお持ちください。
• ご本人が情報コーナーにお出でになれず、さらに請求手続を委任する代理人がいない場合は、情報コーナーへ電話等でご相談ください。

市は、請求書を受付した日の翌日から14日以内に承諾する（開示する）かどうかの決定を行います。請求された個人情報が著しく大量であるなどやむを得ない理由があるときは、決定期間を延長することがあります。決定の結果と開示する日時・場所はお電話等でお知らせします。

個人情報の開示請求があった場合、市は原則としてこれに応じる義務があります。ただし、開示する個人情報に以下の情報が含まれている場合は、その部分は開示できません。

1. 開示すると、本人の生命、健康、生活又は財産を害する恐れのある情報
   （例：児童虐待がある場合に、法定代理人である親から児童本人の相談記録の請求があった場合）
2. 請求された個人情報に第三者の情報があわせて記録されており、開示すると第三者のプライバシーを侵害するおそれのあるもの
   　（例：複数人の発言が記録された相談の記録票など）
3. 開示すると、法人等の事業活動を害することになる情報
4. 開示すると、市と国・他の地方公共団体などとの信頼協力関係が損なわれる情報
5. 開示すると、事務事業の公正又は円滑な執行に支障が生ずるおそれのある情報
   （例： 市が行う監査、検査の計画、試験内容、訴訟の処理方針などに関するもの）
6. 開示すると、犯罪予防や捜査など公共の安全に支障が生ずるおそれのある情報

個人情報の開示（閲覧又はコピーの交付）は、あらかじめお知らせした日時・場所で行います。個人情報のコピーが必要な場合は、コピー代の実費（A3まで片面1枚10円）をお支払いいただきます。
郵送でのコピーの受け取りを希望される場合は、郵送代の実費（通常、簡易書留で郵送）も必要になります。

部分開示、非開示、存否応答拒否などの決定に対し不服のある方は、行政不服審査法に基づく審査請求をすることができます。審査請求を受けた実施機関（審査庁といいます。）は、決定が適切なものであったかどうか「東村山市情報公開・個人情報保護不服審査会」の意見を聴き、その意見を尊重して最終的な決定を行います。
不服審査会は、審査請求の審査過程に第三者機関を入れることで、公平かつ客観的な審査を行うことを目的に設置されています。

国の行政機関や独立行政法人等の情報公開制度や個人情報保護制度について、仕組みや開示請求手続等に関する相談・問い合わせを受け付けています。お気軽にご利用ください。無料・秘密厳守・予約不要です。