個人情報保護制度について

市は、市民の皆さんから住民記録、戸籍、税、年金など個人に関するいろいろな情報をお預かりしています。そのため、皆さんのプライバシーをきちんと守ることができるよう、市が個人情報の取得や保有、保管、利用・提供をする際の取扱いのルールがあります。

また、市民の皆さんが「自分の情報が市にどのように保管、利用されているか」を閲覧したり（開示請求といいます）、間違いがあれば訂正請求を行う権利を保障しています。

これまで、これらのルールなどは『東村山市個人情報保護に関する条例』に定めていましたが、今般『個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）』が改正され、令和5年4月1日より『個人情報保護法』の定めに従い実施することになりました。

活発化する官民や地域の枠を超えたデータ利活用に対応し、別個の法令による規律により生じてきた旧法制の不均衡・不整合を是正することを通じて、個人情報の有用性に配慮した個人の権利利益の一層の保護を図ることを目的に、個人情報保護法、行政機関個人情報保護法、独立行政法人等個人情報保護法の3本の法律が1本の法律に統合されるとともに、全体の所管が個人情報保護委員会（国の独立規制機関）に一元化されました。（令和4年4月1日施行の個人情報保護法改正）

さらに、当市を含む地方公共団体においても、個人情報保護法が適用されるよう改正されました。（令和5年4月1日施行の個人情報保護法改正）

これらの改正により、国内の個人情報保護制度は、下図「見直し前」のように、その対象ごとに適用される法令等が異なっていたものから、下図「見直し後」のとおり、個人情報保護法という1つの法律に基づくものへとなりました。

「個人情報保護法の改正の概要」のとおり、令和5年4月1日からの地方公共団体における個人情報保護制度は、各地方公共団体が定める個人情報保護『条例』から、個人情報保護『法』へ移行します。

これは、東村山市においても同様です。このため、これまで市の個人情報の取扱いなどについて定めていた「東村山市個人情報保護に関する条例」は、令和5年4月1日に廃止となりました。

一方、個人情報保護法においては、開示請求に係る手数料や諮問機関の設置など、市の条例で定めるべき事項や定めることを妨げない事項等の規定も含まれています。そのため、東村山市ではそのような個人情報保護法の施行に必要な条例委任事項などを定めた「東村山市個人情報の保護に関する法律施行条例」を新たに定め、令和5年4月1日より施行しています。

「東村山市個人情報の保護に関する法律施行条例」では、主に以下のことを定めています。

個人情報保護法では、市に対し、市が保有する個人情報ファイルについて、その名称や利用目的などを記載した帳票の作成と公表について定めていますが、対象となるファイルは、本人の数が1,000人以上のものとなります。

市では、本人の数が1,000人未満の個人情報ファイルも多く保有しています。

そのため、個人情報を保有している市として、個人情報の取り扱いに係る透明性の向上などを目的とし、1,000人未満の個人情報ファイルについても、個人情報ファイル簿と同様の帳票の作成と公表について、条例で定めました。

個人情報ファイル簿及び条例個人情報ファイル簿は、以下のリンクからご覧になれます。

国では開示請求の手数料を徴収していますが、市ではこれまでと同じく、手数料は無料とするよう定めました。

なお、コピー代や郵送料の実費負担は、これまでと同様にいただきます。

個人情報保護法では、開示決定の期限を、請求から30日以内としています。

東村山市では、これまでと同様の運用が出来るよう、法に関わらず、開示決定は14日以内に行うよう努めることとする旨を定めました。

個人情報保護法では、個人情報の取扱いなどにおいて専門的な知見に基づく意見を聴くことが特に必要である場合は、審議会などに諮問することができるとされています。

東村山市では、この審議会について、これまでの当市の個人情報保護施策に密接に関連し、指導や助言をいただいていた旧条例における東村山市個人情報保護運営審議会が担うことが適切であると考え、当該審議会が法における審議会の役割を担っていただけるよう、新しい条例に定めました。

令和5年4月1日以降の東村山市における個人情報の取扱いなどを以下にお示しします。

個人情報とは、個人に関する情報であって、特定の個人のことだと識別できる（他の情報と容易に照合ができて、特定の個人のことだと識別できる可能性がある）ものをいいます。つまり「誰のことかわかる情報」です。氏名や住所といった明らかに特定個人を指す情報はもちろんですが、生年月日、国籍、学歴、収入など、他の情報と結びつけることにより特定の個人のことだと推測できるものも個人情報にあたります。
個人情報のうち、マイナンバー法に定める「個人番号」が一緒に記載されているものを「特定個人情報」といいます。個人番号は数字のみの12ケタの番号で、マイナンバーとも呼ばれます。個人を識別する機能を持つため、個人情報に当たります。

市は、個人情報の保有、保管や利用に当たり、市民の皆さんのプライバシーの保護を含む個人の権利利益を保護しなければなりません。そのために個人情報保護法の中で、以下の取扱いルールを定めています。

• 個人情報の保有するに当たっては、法令の定める所掌事務に必要な場合に限り、かつ、利用目的を特定の上、特定された利用目的の範囲でのみ保有します。
• ご本人から直接個人情報を取得する場合は、原則として、利用目的をあらかじめ明示した上で取得します。
• 偽りや不正な手段によって、個人情報を取得しません。

• 漏えいなどが生じないよう、安全管理を徹底します。
• 個人情報を取り扱う業務を委託する場合は、委託先にも安全管理を徹底させるよう、契約内容に個人情報の適正な取扱いに関する条項を付加します。

• 市が保有する個人情報は、あらかじめ特定した利用目的の範囲内でのみ利用します。個人情報保護法第69条第1項及び第2項に定める場合を除き、利用目的以外の目的のために、利用や提供をしません。
• 違法や不当な行為を助長したり、誘発したりするおそれがある方法によって、個人情報を利用しません。

• 市が保有する個人情報ファイルについて、個人情報ファイル簿・条例個人情報ファイル簿を作成し、公表します。準備が整い次第、こちらで公表します。

「自分の個人情報」を閲覧したいときや、個人情報のコピーが必要なとき、開示された個人情報に誤りがあるときなど、市が保有するご自身の個人情報について、市に対し開示や訂正を求めることができます。

• 本人
• 本人が未成年又は成年被後見人の場合、本人の法定代理人
• 本人から委任を受けた代理人

市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会

（注記）議会（議会事務局）が保有する個人情報は、東村山市議会が定める個人情報の取扱いなどに関する条例に基づき開示をすることができます。詳細は議会事務局へお問い合わせください。

東村山市が保有している「本人に関する個人情報」に限ります。未成年者・成年被後見人の法定代理人又はご本人から委任を受けた代理人を除き、他人の個人情報について開示等の請求をすることはできません。

市役所本庁舎1階にある情報コーナーの窓口でお手続きいただくか、郵送にて請求書など必要書類をお送りいただく方法にて請求することができます。本人確認書類などの必要な書類があります。

請求者がご本人か法定代理人か任意代理人か、また、請求の方法が窓口か郵送かで必要な書類が異なります。

詳しくは下記に掲載してありますので、必ず事前に以下のページをご覧いただき、必要書類をご確認ください。
なお、郵送でのご請求の場合、受理した旨のご連絡はしておりませんことをご了承ください。

市は、請求書を受付した日の翌日から14日以内に承諾する（開示する）かどうかの決定を行います。請求された個人情報が著しく大量であるなどやむを得ない理由があるときは、決定期間を延長することがあります。決定の結果と開示する日時・場所はお電話等でお知らせします。

個人情報の開示請求があった場合、市は原則としてこれに応じる義務があります。ただし、開示する個人情報に以下の情報が含まれている場合は、その部分は開示できません。

1. 開示すると、本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれのある情報
   （例：児童虐待がある場合に、法定代理人である親から児童本人の相談記録の請求があった場合）
   （例：本人の精神状態や病状などを鑑み、家族や医師が本人に対し告知していない本人に関する病状に関する情報）
2. 請求された個人情報に第三者の情報があわせて記録されている場合の当該第三者に関する情報
   　（例：複数人の発言が記録された相談の記録票など）
3. 開示すると、法人等の事業活動を害するおそれのある情報
4. 市や国、他の地方公共団体などにおける、審議・検討などに関する情報で、開示すると、率直な意見交換などが損なわれるおそれ、特定の者に不当な利益又は不利益を及ぼしてしまうおそれなどのある情報
5. 開示すると、事務事業の適正な執行に支障が生ずるおそれのある情報
   （例：市が行う監査、検査の計画、試験内容、訴訟の処理方針などに関するもの）
   （例：犯罪の予防や捜査などの公共の安全に支障が生ずるおそれのある情報）

個人情報の開示（閲覧又はコピーの交付）は、あらかじめお知らせした日時・場所で行います。個人情報のコピーが必要な場合は、コピー代の実費（A3まで片面1枚10円）をお支払いいただきます。

郵送でのコピーの受け取りを希望される場合は、郵送代の実費（通常、簡易書留で郵送）も必要になります。

個人情報保護法に基づき、東村山市が行う処分に係る審査基準です。

部分開示、不開示、存否応答拒否などの決定に対し不服のある方は、行政不服審査法に基づく審査請求をすることができます。審査請求を受けた行政機関（審査庁といいます。）は、決定が適切なものであったかどうか「東村山市情報公開・個人情報保護不服審査会」の意見を聴き、その意見を尊重して最終的な決定を行います。

不服審査会は、審査請求の審査過程に第三者機関を入れることで、公平かつ客観的な審査を行うことを目的に設置されています。

国の独立規制機関である個人情報保護委員会では、個人情報保護法の解釈や個人情報保護制度についての一般的な質問にお答えする総合的な案内所を設けています。